Технология подготовки и проведения сессии
Корпоративная сессия по оптимизации / реинжинирингу бизнес-процессов – это серьезное, ответственное мероприятие. Результаты сессий ведут к изменению бизнес-процессов, следовательно, влияют на работу многих сотрудников, подразделений и компании в целом. Такое мероприятие требует серьезной подготовки и организуется в несколько этапов.
-
Подготовка корпоративной сессии
Задача подготовительного этапа – проанализировать текущую ситуацию, определить состав участников сессии и подготовить ее план. Эксперт «ОптимаКонсалтинг» выполняет следующие подготовительные мероприятия:
- Интервью с владельцем бизнес-процесса и ключевыми заинтересованными сторонами
- Анкетирование участников бизнес-процесса
- Изучение существующей внутренней документации по бизнес-процессу
- Наблюдение выполнения бизнес-процесса, работы средств автоматизации
- Определение состава участников корпоративной сессии
- Подготовка плана корпоративной сессии
-
Проведение корпоративной сессии
Корпоративную сессию проводит тот же эксперт «ОптимаКонсалтинг», который выполнял подготовительные мероприятия. Общий план проведения сессии включает ряд типовых шагов, но чаще всего корректируется на этапе подготовки.
Типовой план проведения сессии:
- Обзор существующего бизнес-процесса, обсуждение текущих проблем
- Постановка целей оптимизации, формулирование критериев оптимальности для данного бизнес-процесса
- Моделирование бизнес-процесса «как есть»
- Применение рациональных техник оптимизации
- Моделирование бизнес-процесса «как надо»
- Определение показателей процесса (KPI)
- Планирование мероприятий по вводу в работу обновленного процесса
Применяемые рациональные техники оптимизации:
- Выявление операций, добавляющих ценность
- Определение условий выполнения операций
- Оптимизация логики и последовательности выполнения операций
- Оптимизация места выполнения операций
- Оценка необходимой точности информации для выполнения операций
- Оптимизация точности выполнения операций
- Построение организационной модели процесса (определение исполнителей)
- Оценка необходимости организационных изменений, создания функциональных групп, коллегиальных органов, проектных команд
- Разработка KPI
Применяемые техники групповой работы:
- Фасилитация (включая групповую динамику)
- Мозговой штурм с использованием интеллект-карт
- Работа в малых группах
- Коллективное обсуждение
-
Сопровождение изменений
При необходимости проводятся мероприятия по сопровождению изменений. Цель этих мероприятий – довести дело до конца, то есть, обеспечить реальное изменение бизнес-процесса и измеримый рост эффективности. На данном этапе могут выполняться следующие работы:
- Индивидуальные и групповые консультации
- Контроль выполнения плана мероприятий по вводу процесса в работу
- Формирование требований на автоматизацию
- Разработка нормативных документов
- Дополнительные корректировки процесса по ходу его внедрения
- Организация измерения и контроля показателей процесса
- Оценка эффективности изменений
| № |
Стоимость |
В классе |
Онлайн (вебинар) |
| 1
№
|
Стоимость одного дня проведения корпоративной сессии, рублей
Стоимость
|
49 900
В классе
|
39 900
Онлайн (вебинар)
|
| 2
№
|
Стоимость одного часа любых индивидуальных консультаций по данной теме, рублей
Стоимость
|
3 850
В классе
|
2 850
Онлайн (вебинар)
|
Точная длительность корпоративной сессии определяется по итогам подготовительного этапа. Для простых процессов может быть достаточно одного дня.
Корпоративная сессия «Оптимизация / реинжиниринг бизнес-процессов» позволяет в сжатые сроки выработать решение по оптимизации бизнес-процессов, которое будет принято всеми заинтересованными сторонами и доведено до реального практического применения.
Корпоративная сессия, длительность 1 день
Способ организации:
В классе, Онлайн (вебинар)
Нужна ли вам корпоративная сессия?
Мы рекомендуем организовать корпоративную сессию «Оптимизация / реинжиниринг бизнес-процессов» в следующих случаях:
- Когда бизнес-процессы требуют оптимизации и нужно провести эту работу качественно и в короткий срок
- Когда имеются противоречия между топ-менеджерами или другими ключевыми сотрудниками о том, как должен быть организован бизнес-процесс
- Когда инициативы по оптимизации бизнес-процессов не доводятся до логического завершения, остаются только на бумаге, без внедрения в практику
- Когда проблемы внутреннего взаимодействия замалчиваются, не обсуждаются открыто, нарастают скрытые конфликты
- Когда Вы хотите привлечь независимого эксперта по оптимизации бизнес-процессов для анализа и улучшения текущей ситуации
Цели и задачи корпоративной сессии
- Выработать качественное решение по оптимизации бизнес-процесса
- Составить план мероприятий по вводу в работу обновленного процесса
- Обеспечить сжатые сроки выработки решения и планирования мероприятий за счет применения техники фасилитации (групповой работы под руководством эксперта)
- Получить обоснованный результат высокого качества путем применения рациональных техник оптимизации бизнес-процессов под руководством эксперта
- Снять внутренние противоречия, добиться одобрения единого результата всеми заинтересованными сторонами за счет использования групповой динамики
Результаты
- Созданы модели исходного и оптимизированного бизнес-процессов
- Разработан план мероприятий по вводу в работу обновленного процесса, с указанием сроков выполнения работ и ответственных лиц
- Разработаны показатели производительности (KPI) процесса, которые можно привязать к системе мотивации
- Обновленный бизнес-процесс одобрен и принят всеми заинтересованными лицами. Отсутствуют противоречия, которые могут привести к конфликтным ситуациям
- Участники корпоративной сессии стали сплоченной командой единомышленников, которая готова к реальному изменению бизнес-процессов
Дополнительные возможности
- Возможна подготовка внутреннего специалиста по проведению корпоративных сессий «Моделирование бизнес-процессов». Свяжитесь с нами, чтобы узнать условия!
Отзывы участников
Федор Будылдин
Генеральный директор «Умничка»
Среди всех предложений по оптимизации бизнес-процессов, которые поступают от наших сотрудников, сложно выбрать гарантированно работающие. По итогам сессии мы получили готовый набор решений и приступили к модернизации.
Алексей Апасеев
Бизнес-аналитик «Агрохолдинг Акашево»
Сессия по оптимизации бизнес-процессов помогла нам разрешить внутрикорпоративные противоречия. Видение одних и тех же процессов разными руководителями отличалось. В результате мы достигли согласия и провели мероприятия по оптимизации.
