При старте проекта были поставлены следующие задачи:
- Обеспечить максимально быстрые коммуникации между центральным офисом и удаленными сотрудниками, причем, с возможностью сбора статистики по назначенным, запланированным и выполненным задачам. Следовательно, электронная почта для этой цели подходит мало.
- Использовать для реализации существующую ИТ-инфраструктуру, без необходимости закупки дополнительных лицензий программного обеспечения. В компании на момент выполнения проекта был установлен сервер Exchange, а на компьютерах сотрудников – MS Outlook.
- Выработать у сотрудников единый стиль управления задачами, в том числе обращая внимание на: ситуации, при которых необходимо назначать задачи, правила декомпозиции задач, отчетность по задачам, планирование времени на выполнение задач, мобильную работа с задачами и планами.
На основании этих данных было принято решение выполнить проект в два этапа:
-
Подготовительный этап
Настройка функционала задач и календарей в Outlook, создание общих папок типа «Задачи» и «Календарь», проектирование системы контроля поручений (какие типы задач есть в компании, как они декомпозируются, кто кому имеет право назначать задачи, как выполняются задачи, как нужно отчитываться по задачам, в каких разрезах нужна отчетность по задачам и т.д.).
-
Основной этап
проведение интенсивного обучения, включающего как навыки эффективной работы, так и реализацию этих навыков на рабочих местах, с использованием Outlook.
В результате настроена система контроля и планирования задач, которая позволяет:
- Работать с задачами непосредственно в Outlook: назначать задачи, принимать задачи к исполнению, отчитываться о выполнении задач
- Экспортировать отчетность по задачам в разрезе Исполнителей, Сроков, Проектов, Подразделений и Офисов
- Работать с задачами и планами с использованием мобильных устройств под управлением операционных систем Android, iOS, Windows Mobile.
Обучение сотрудников проведено в компьютерном классе. В ходе обучения были выполнены индивидуальные и групповые практические задания, что позволило отработать самые популярные сценарии работы.
Компания «Amparus» предоставляет полный спектр туристических услуг в России, на Украине, Беларуси, Средней Азии и Балтии. Важным критерием успеха компании является высочайшее качество и минимальное время обслуживания клиентов. Компания специализируется на въездном туризме иностранных гостей в Россию.
Анжела Миронова
Генеральный директор «Amparus»
От лица компании «Amparus» выражаю благодарность ООО «ОптимаКонсалтинг» и лично Олегу Борознову за проведенные работы по настройке системы контроля поручений и тайм-менеджмента на базе MS Outlook.
Технологии, предложенные специалистами «ОптимаКонсалтинг», позволили значительно увеличить эффективность работы с оперативной информацией: задачами и планами, в том числе, при взаимодействии с удаленными сотрудниками. Это дает нам возможность быть более мобильными и гибкими при удовлетворении клиентских запросов.
